sytuacja początkowa
W przypadku średniej wielkości firmy ten lub podobny scenariusz powinien być dobrze znany: pracownicy różnych działów zamawiają specjalne lub spersonalizowane produkty, których nie ma w asortymencie katalogowym. Uruchamia to czasochłonne procesy dla kolegów z działu zakupów lub działów specjalistycznych. Dział zakupów musi z wyprzedzeniem wyjaśnić, czy są jakieś oferty na te produkty i od jakiego dostawcy można je zamówić. Ponadto należy potwierdzić, czy współpracownik może zamówić ten artykuł ze względu na swoje uprawnienia i stanowisko.
Proces ten wymaga czasu zarówno po stronie firmy, jak i dostawcy, co wiąże się z wyższymi kosztami i pozbawia możliwości wykonywania ważniejszych zadań. Ponadto zamówienia na specjalne zakupy lub jednorazowe zamówienia just-in-time są trudne do zrealizowania w zautomatyzowanym procesie.
BOOSTRACK z przyjemnością wykona tę pracę za Ciebie!
Analiza przez BOOSTRACK
Właśnie w tym wyzwaniu mogliśmy wesprzeć jednego z naszych klientów, globalnego dostawcę motoryzacyjnego z południowych Niemiec. Ponieważ połączenie podstawowych kompetencji związanych z wyposażeniem wnętrz, elektryką, elektroniką i e-mobilnością sprawia, że nasz klient jest wyjątkowy w całej branży, dlatego w centrum uwagi znajdują się zamówienia ad hoc i zamówienia specjalne bez opóźnień i awarii.
Podczas rozmów projektowych z działem zakupów powiedziano nam o ogromnej liczbie pracochłonnych wymagań. Niestety próba przetworzenia części zamówień za pośrednictwem marketplace'ów nie przyniosła zadowalającego efektu. Niemałego procenta procesów nie dało się zmapować. Około 20-30% pozostało w konwencjonalnym procesie BANF – niestety były to najbardziej czasochłonne procesy zakupowe, które wymagały badań, artykułów, a nawet stworzenia dostawcy. Dodatkowo pojawiła się chęć realizacji tych procesów w ustandaryzowanym systemie zamówień poprzez sklep OCI.
realizacja
Kiedy zaczynaliśmy w 2006 roku, połączyliśmy nasz sklep internetowy oparty na rozwiązaniu zakupowym Onventis za pośrednictwem OCI z ówczesną platformą HealyHudson, dziś bezpośrednio z SAP. Osiągnięto porozumienie z użytkownikami w zakładzie, że przyszłe wymagania nie będą już kierowane do wewnętrznego działu zakupów, ale bezpośrednio do dostawcy (Lingemann). Wyszukujemy i katalogujemy produkty specyficzne dla klienta, zakupy specjalne lub jednorazowe oraz zamienniki produktów i udostępniamy je klientowi jako tymczasowy katalog zapytań w sklepie internetowym. To jest aktualizowane co godzinę. Wysyłamy również plik PDF do działu zakupów w celu wyrywkowego przetestowania, co gwarantuje identyfikowalny i weryfikowalny proces.
Aby zapewnić również dostępność szybko rotujących produktów, utworzyliśmy magazyn z własnym usługodawcą - Personal (Lingemann). Tam składowane towary są łączone za pomocą procesów opisanych powyżej i dostarczane do miejsca przeznaczenia w jednej przesyłce. I to w określonym czasie i zgodnie ze specyfikacją opakowania klienta.
Eksploatacja i bieżąca optymalizacja
Od wstępnego asortymentu i sprawdzenia ceny do realizacji projektu we wszystkich lokalizacjach naszych klientów minęło zaledwie 8 miesięcy. Po pomyślnym uruchomieniu projektu w Niemczech, w 2010 roku zostały zintegrowane kolejne lokalizacje naszego klienta w Rumunii.
W celu zapewnienia przejrzystej komunikacji o zamówieniach i rozliczeniach kompletacja w magazynie została przeprowadzona dla klienta według miejsc powstawania kosztów i użytkowników. Uwzględniono miesięczne raporty według zakładów i grup produktów, a także szczegółowe raporty oszczędności, później nawet w różnych krajach.
W przyszłości planowaliśmy z naszym klientem opracować centralne rozwiązanie do zaopatrzenia w artykuły standardowe w Europie, tak aby każdy użytkownik mógł bezpośrednio kupić określony artykuł standardowy bez dalszych zapytań.
Wymierny sukces
Dzięki podjętym środkom nasz klient był w stanie zredukować około 680 dostawców i znacznie zmniejszyć liczbę codziennych kontaktów na rampie na zakład. Możliwe było powiązanie osób kontaktowych różnych producentów, ponieważ ta komunikacja jest teraz kierowana przez naszego partnera Lingemann.
Nasz klient mógł w ten sposób uzyskać kompleksową kontrolę nad całym procesem składania zamówienia i zautomatyzować u nas swoje procesy pracy. Asortyment dostosowaliśmy dokładnie do wymagań klientów, a zmiany można w każdej chwili prześledzić w sklepie.